Document management

Document management is van belang als je een beetje geordend te werk wilt gaan. Het is een discipline die gaat over het inrichten van informatie en documenten. Simpel gezegd is het eigenlijk het ordenen van documenten. Het zorgt ervoor dat documenten beschikbaar zijn en vindbaar zijn wanneer je ze nodig hebt. Je hebt een document managementsysteem die helpt bij het digitaliseren van een document managementproces. Een document managementsysteem wordt steeds belangrijker onderdeel in een organisatie. Het wordt in steeds meer bedrijven gebruikt. Dat komt omdat bedrijven steeds meer documenten hebben en de hoeveelheid informatie binnen bedrijven groeit hard. Je kunt er software voor gebruiken om je documenten te managen. Deze methode wordt het meeste toegepast. Het is vaak zo dat documenten in een bedrijf op veel verschillende plekken worden opgeslagen. Zo worden mailtjes opgeslagen in de mailbox en andere document n worden weer opgeslagen in andere mapjes. Zo heb je nooit een duidelijk overzicht van al je bestanden. Als je dan iets wilt terugvinden dan gaat dat niet zo makkelijk. En sommigen dingen zijn wel makkelijk als je die goed kunt terugvinden. Zoals de urenregistratie, want anders worden de lonen niet op je juiste manier uitgekeerd. Met een document beheersysteem worden alle documenten digitaal opgeslagen op een centraal platform. Je creëert hiermee een centraal punt waar alle documenten en informatie van een bedrijf te vinden valt. Het verhoogt dus als het ware de vindbaarheid van documenten in een bedrijf. Dit zorgt ervoor dat je geen onnodige zoektijd aan iets hoeft te besteden als je een document nodig hebt. Het vereist wel een nieuwe manier van werken als je een document managementsysteem in je organisatie gebruikt. Je moet namelijk al je fysieke documenten inscannen zodat ze kunnen worden opgeslagen op het centrale platform die gecreëerd is om alles makkelijk terug te vinden. Het zorgt ook voor een verlaging van je printkosten want je hoeft bijna niks meer uit te printen om vervolgens in een speciaal laadje te leggen. En inscannen kost niet zo veel geld want hier heb je geen inkt voor nodig.